Dù không cần chương trình phải hấp dẫn ở mọi khía cạnh, chỉ cần có một số yếu tố thành công cũng đủ làm nên một chương trình ấn tượng. SQM Vietnam với hơn 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện chia sẻ 8 yếu tố ảnh hưởng đến Tổ Chức Sự Kiện cho công ty
Tổ chức sự kiện hấp dẫn, thú vị sẽ giúp khách mời tham dự ấn tượng và nhớ mãi. Để tổ chức sự kiện thành công, ý nghĩa cần sự tham gia của rất nhiều yếu tố và chúng phải trở thành một tổng thể nhất định.
1. Lựa Chọn Chủ Đề Sáng Tạo
Là một trong yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện, chủ đề tổ chức sự kiện là xương sống, là nơi định hình phong cách chính của sự kiện. Ngoài những ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo, mang tính đột phá thì chủ đề cũng cần phải quan tâm đến đối tượng khách hàng mục tiêu. Họ là ai, họ cần gì, họ mong muốn những gì để từ đó bám sát xây dựng chủ đề chính của sự kiện.
Mặt khác, xây dựng một chủ đề tốt sẽ giúp người tổ chức sự kiện thực hiện các công việc khác dễ dàng và suôn sẻ hơn.
2. Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Phù Hợp
- Địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tổ chức sự kiện của bạn. Nếu lựa chọn địa điểm tổ chức không hợp lý, quá xa khu trung tâm, tốn thời gian di chuyển… sẽ để lại cho khách mời sự ác cảm không đáng có.
- Ngược lại, nếu có địa điểm tốt, mang đến cho khách mời cảm giác thoải mái, thư giãn như ở nhà, họ sẽ nhớ đến quãng thời gian đáng nhớ mà họ đã tận hưởng ở đây. Và tuyệt hơn là họ sẵn lòng bỏ qua một số vết sạn (nếu có) trong sự kiện.
3. Tạo Dựng Khoảnh Khắc Ấn Tượng
- Tổ chức chương trình sự kiện được xem như không có gì nổi bật nếu không có một khoảnh khắc ấn tượng, thu hút và để lại dấu ấn. Tuy nhiên, đây chỉ là một yếu tố tham khảo chứ không hoàn toàn quyết định thành công của sự kiện.
- Key moment chính là yếu tố tạo lên sự nổi bật cho sự kiện, những khoảnh khắc ấn tượng thu hút khách mời sẽ tạo cho họ ấn tượng sâu sắc với chương trình. Nhưng key moment cũng chỉ là một yếu tố trong rất nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện và không bắt buộc chương trình hay sự kiện nào cũng phải có key moment.
- Điều này thật sự cần thiết nếu bạn cần tao một điểm nhấn khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới của bạn. Và một chương trình không nên có quá nhiều key moment vì nó sẽ làm mọi thứ trở nên nhạt nhòa, không mấy ấn tượng.
4. Thiết Kế Hình Ảnh Độc Đáo
- Nhiều khi không cần sử dụng lời nói, hình ảnh cũng đủ sức tạo hiệu ứng mạnh đến ấn tượng của người tham dự.
- Bằng những hình ảnh súc tích độc đáo, khơi gợi sự hứng thú người xem sẽ ghi nhớ và nhớ lâu hơn về sự kiện được tổ chức.
5. Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện Hấp Dẫn
- Rất nhiều chương trình để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự nhờ kịch bản tổ chức sự kiện có chiều sâu, mới lạ, và đưa người xem từ ấn tượng này sang ngạc nhiên khác. Nội dung trong chương trình sự kiện phải được diễn đạt rõ ràng, dễ nhớ, dễ để lại ấn tượng trong tâm trí người tham gia.
- Bên cạnh đó, chương trình có nội dung tốt cũng phải gần gũi, đảm bảo yếu tố sáng tạo, có sự kết nối giữa khách mời và người tham dự.
6. Công Tác Truyền Thông Sự Kiện Hiệu Quả
- Công tác tiếp thị và truyền thông được xem là một công cụ không thể thiếu để có thể lôi kéo đối tượng khách mời hay khán giả mục tiêu đến tham dự sự kiện của bạn.
- Việc cung cấp thông tin trước khi sự kiện diễn ra đòi hỏi người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải có một chiến lược cụ thể liên quan đến các kênh thông tin truyền thông xã hộị. Đây có thể là đòn bẩy thúc đẩy sự thành công của sự kiện và thu hút sự tham gia của đối tượng khách hàng mục tiêu.
7. Đội Ngũ Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp
- Tổ chức sự kiện là công việc phối hợp sự hoạt động của nhiều bộ phận cùng nhau tạo nên một chương trình sự kiện hấp dẫn. Mỗi cá nhân sẽ đóng vai trò là một mắt xích quan trọng và cùng nhau phụ trách, phân chia, phối hợp công việc để có thể làm nên một sự kiện thành công, hấp dẫn.
- Mỗi cá thể trong đội ngũ tổ chức sự kiện này không thể làm việc tách rời hay hoạt động rời rạc. Và kỹ năng làm việc nhóm chính là yếu tố cần có của đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
8. Có Biện Pháp Quản Lý Rủi Ro
- Trong thực tế, để tổ chức một chương trình hoàn hảo và đi theo một kịch bản ban đầu thường hiếm khi xảy ra. Có rất nhiều yếu tố tác động đến kế hoạch tổ chức sự kiện làm nảy sinh ra những sự cố ngoài ý muốn. Bạn cần một cái đầu lạnh đủ tỉnh táo để có thể xử lý tốt những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra tại sự kiện.
- Xây dựng phương án dự phòng cho những tình huống xấu là điều mà người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần nằm lòng. Một chương trình được lập kế hoạch tổ chức càng chi tiết, cụ thể thì khả năng xảy ra sai sót càng thấp. Hãy chắc chắn rằng, bạn có thể ứng phó với mọi trường hợp xảy ra khi tổ chức sự kiện.
Trên đây là những yếu tố đem lại sự thành công trong tổ chức sự kiện. Hy vọng những thông tin bổ ích này đã giúp bạn có thêm hiểu biết về tổ chức sự kiện vô cùng hot hiện nay.
Theo SQM Vietnam
