Xác định thời gian tổ chức sự kiện dựa trên sự phân tích đánh giá về thời tiết khí hậu của khu vực thực hiện sự kiện, đồng thời căn cứ vào loại hình sự kiện, vào đối tượng khách mời để xác định thời gian tổ chức sự kiện trong năm.
Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành công của sự kiện. Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện.
SQM Vietnam với hơn 12 năm tổ chức sự kiện chia sẻ những lưu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không. Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch của mình.
1. Yếu tố thời tiết, khí hậu, khu vực
- Ở Việt Nam, thời gian từ thàng chín tới thàng giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới.Tháng mười hai tới tháng hai năm sau là tháng cao điểm của lễ tết, tháng hai và tháng ba là tháng cao điểm của lễ hội. Một vấn đề nữa mà nhà tổ chức cần quan tâm rằng quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào.
2. Yếu tố loại hình sự kiện, đối tượng khách mời
Ngoài những yếu tố đã nêu, việc xác định thời gian trong năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp.
Họp mặt, hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới: Những sự kiện này thường được thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dung.
- Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra vào mùa thu, đây là thời gian các nhà phân phối xe hơi mong muốn gặp gỡ các nhà sản xuất để thấy dây chuyền công nghệ mới, kiểu dáng mới.
- Đối với máy điều hòa nhiệt độ thường giới thiệu vào đầu mùa hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu thu.
- Lễ gây quỹ được tổ chức vào thời gian khi những thành phần sự kiện chú ý thu hút tham dự giúp đỡ vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện. nhà tổ chức sự kiện gây quỹ cần đảm bảo rằng sự kiện họ tổ chức diễn ra không trùng với sự kiện khác, nhằm thu hút sự chú ý cao của công chúng vào sự kiện.
2. Yếu tốt về loại hình sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt
- Thời gian tổ chức vào gữa tuần hoặc tối thứ Bảy là bảo đảm số người đi dự động nhất. Nếu tổ chức vào ngày thứ Sáu, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi ngày nghỉ cuối tuần và ngày cầu nguyện của tôn giáo.
- Hơn nữa những sự kiện loại này, khách tham dự thường đi cùng với người thân. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày giữa tuần thì có thể gây khó khăn cho những người đi cùng muốn tham dự.
4. Yếu tố về đối tượng khách mời
Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham dự. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích cho những người tham dự.
Chẳng hạn đối với khách sạn có nhiều phòng trống, người tổ chức sự kiện có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như:
- Lễ đón tiếp nhận phòng
- Thêm các tiện nghi trong phòng hoặc quà
- Đăng ký phòng nghỉ sớm
Theo SQM Vietnam
